Proteção de Dados Pessoais e LGPD — Canal de Ética

Este documento explica como a proteção de dados pessoais se aplica especificamente ao funcionamento do Canal de Ética da Race Transportes. Seu objetivo é esclarecer, em linguagem acessível, quais informações podem circular no Canal, com que finalidade são utilizadas, quem tem acesso a elas e quais são os direitos das pessoas envolvidas.

O documento complementa — e não substitui — a Política de Privacidade do Canal de Ética, o Aviso de Confidencialidade do Canal de Ética, o Código de Ética e Conduta e o documento institucional de Proteção de Dados Pessoais da Race Transportes.

Tudo o que se relaciona ao Canal de Ética — administração, operação, privacidade, proteção de dados, confidencialidade, tratamento e investigação dos relatos, escalonamento, conclusão, retenção, descarte e incidentes envolvendo dados — está sob responsabilidade de Fernanda e Camila, responsáveis pelo Canal de Ética da Race Transportes.

As informações recebidas pelo Canal de Ética são tratadas exclusivamente para as finalidades institucionais do Canal: receber, analisar, apurar e concluir relatos relacionados a condutas contrárias ao Código de Ética e Conduta, à legislação aplicável e às normas internas da Race Transportes.

O tratamento observa as regras de proteção de dados aplicáveis e os princípios de finalidade, necessidade e confidencialidade: as informações são utilizadas apenas na medida necessária à apuração e ao registro das providências adotadas.

O Canal não realiza coleta automática de perfis, não utiliza rastreamento publicitário e não exige identificação para o envio de um relato. Os dados que podem existir no contexto do Canal são, conforme o que o sistema efetivamente permite receber:

• Dados fornecidos voluntariamente pelo relatante, quando ele opta por se identificar (nome, e-mail e telefone).
• Informações presentes no conteúdo do relato, como descrição dos fatos, local e data aproximada.
• Informações sobre pessoas mencionadas no relato, indicadas pelo próprio relatante.
• Mensagens trocadas entre o relatante e o Comitê durante o acompanhamento e a apuração.
• Arquivos anexados ao relato, armazenados em área privada de acesso restrito.
• Registros necessários à operação e à segurança do Canal, como protocolo, código de acompanhamento, status, etapa e prazos.
• Registros de auditoria das ações realizadas pelos usuários autorizados durante o tratamento do relato.

Não são solicitados dados de identificação em relatos anônimos, e o sistema não registra endereço IP nem dados de rastreamento associados ao relato.

O Canal não solicita dados pessoais sensíveis. Ainda assim, um relato pode eventualmente conter esse tipo de informação — por exemplo, quando o próprio relatante decide incluí-la na descrição, em mensagens ou em anexos, ou quando ela é inerente aos fatos narrados.

Quando isso ocorre, a informação recebe o mesmo tratamento confidencial aplicado ao restante do relato e é utilizada apenas no que for estritamente necessário à apuração.

Recomenda-se incluir somente as informações necessárias à compreensão dos fatos, evitando dados pessoais desnecessários sobre si ou sobre terceiros.

As informações enviadas ao Canal são tratadas para as seguintes finalidades:

• Recebimento e registro do relato, com geração de protocolo e código de acompanhamento.
• Análise inicial da manifestação.
• Investigação e apuração dos fatos relatados.
• Comunicação com o relatante por meio do canal de mensagens vinculado ao protocolo.
• Acompanhamento do andamento, das etapas e dos prazos definidos pela Race Transportes.
• Registro das providências adotadas e conclusão do caso.
• Manutenção de trilha de auditoria das ações realizadas no sistema.
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias aplicáveis.
• Proteção dos interesses legítimos da organização, inclusive em eventual defesa em processos administrativos ou judiciais.

A LGPD assegura aos titulares de dados pessoais direitos como a confirmação da existência de tratamento, o acesso aos dados, a correção de informações incompletas ou desatualizadas, a anonimização ou eliminação de dados desnecessários, a informação sobre compartilhamentos e a oposição a tratamentos realizados em desacordo com a lei.

No contexto do Canal de Ética, o exercício desses direitos pode ser limitado quando o atendimento comprometer uma apuração em andamento, expuser a identidade de quem apresentou o relato, prejudicar direitos de terceiros ou conflitar com obrigações legais e com a preservação de provas. Nessas situações, a Race Transportes avalia cada pedido individualmente e responde de forma fundamentada.

Pedidos relacionados a dados pessoais no âmbito do Canal devem ser dirigidos a Fernanda e Camila, responsáveis pelo Canal de Ética da Race Transportes, pelo contato indicado ao final deste documento.

Em relatos anônimos, a Race Transportes não possui meios de vincular o relato a uma pessoa determinada, o que pode inviabilizar tecnicamente o atendimento de solicitações de acesso ou correção.

O Canal permite o envio de relatos identificados e anônimos. No relato identificado, o relatante fornece voluntariamente seus dados de contato, que ficam acessíveis apenas às pessoas autorizadas a tratar o caso.

No relato anônimo, o sistema não solicita nem armazena dados de identificação do relatante. Nessa hipótese, a comunicação ocorre exclusivamente pelo protocolo e pelo código de acompanhamento fornecidos no momento do envio.

O anonimato depende também do conteúdo enviado: informações incluídas de forma espontânea na descrição, nas mensagens ou nos anexos podem, por si só, permitir a identificação de quem relatou. Por isso, a Race Transportes não promete anonimato absoluto, mas assegura que não realiza qualquer esforço para identificar quem optou por não se identificar.

O acesso às informações do Canal é restrito e controlado por perfis definidos no sistema:

• Administradoras: acompanham todos os relatos, conduzem a gestão do Canal e são as únicas que podem encerrar um caso.
• Responsáveis: acessam os relatos que lhes forem atribuídos, registram andamentos e interagem com o relatante dentro do escopo do caso.
• Consulta: possui acesso apenas de leitura, sem poder alterar o andamento dos relatos.

As anotações internas são de uso exclusivo das pessoas autorizadas e não são exibidas ao relatante. Todas as ações relevantes — alterações de status, de etapa, de responsável e de prazos — ficam registradas em trilha de auditoria.

A Race Transportes conserva os registros do Canal de Ética pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades da apuração e das obrigações legais aplicáveis, conforme as regras institucionais abaixo:

• Relatos sem procedência (improcedentes): retidos geralmente por 1 a 2 anos após o encerramento do caso, para histórico de auditoria e controle de duplicidade, sendo descartados em seguida.
• Relatos procedentes com desdobramentos operacionais ou trabalhistas: retidos por 5 anos após o encerramento, acompanhando o prazo prescricional para ações de reparações civis ou trabalhistas.
• Relatos envolvendo fraudes graves, crimes ou litígios judiciais: retidos por 10 a 20 anos, ou durante todo o trâmite do processo legal e tributário, conforme aplicável.

A definição do prazo aplicável e a execução do descarte são conduzidas por Fernanda e Camila, responsáveis pelo Canal de Ética.

O Canal de Ética adota medidas técnicas e administrativas efetivamente implementadas no sistema:

• Tráfego protegido por conexão criptografada (HTTPS).
• Acesso administrativo mediante autenticação individual, com perfis e permissões distintos.
• Regras de acesso aplicadas diretamente na base de dados, limitando cada perfil ao que lhe é autorizado.
• Anexos armazenados em área privada, sem acesso público e liberados apenas às pessoas autorizadas ao caso.
• Proteção do formulário público contra envios automatizados.
• Registro de auditoria das ações realizadas no tratamento dos relatos.
• Ausência de coleta de endereço IP ou de dados de rastreamento vinculados ao relato.

Nenhum ambiente digital é isento de riscos. A Race Transportes mantém as medidas acima e as revisa sempre que necessário, mas não pode garantir segurança absoluta contra eventos externos e imprevisíveis.

Caso ocorra um incidente de segurança que possa acarretar risco relevante aos titulares, o tratamento do assunto é conduzido por Fernanda e Camila, responsáveis pelo Canal de Ética da Race Transportes, que avaliam o ocorrido, adotam as medidas cabíveis para conter o incidente e realizam as comunicações exigidas pela legislação aplicável.

As informações do Canal não são comercializadas, cedidas para fins publicitários ou divulgadas internamente fora do escopo da apuração. O compartilhamento ocorre apenas nas seguintes hipóteses:

• Entre as pessoas autorizadas a tratar o caso, conforme os perfis de acesso do Canal.
• Com assessoria jurídica da Race Transportes, quando a apuração exigir orientação legal.
• Com autoridades públicas, órgãos reguladores ou o Poder Judiciário, quando houver requisição legal ou obrigação a cumprir.

Este documento complementa e deve ser lido em conjunto com:

• Política de Privacidade do Canal de Ética — detalha o tratamento das informações enviadas pelo Canal.
• Aviso de Confidencialidade do Canal de Ética — descreve as regras de sigilo, acesso restrito e não retaliação.
• Código de Ética e Conduta da Race Transportes — define as condutas esperadas e os temas passíveis de relato.
• Documento institucional de Proteção de Dados Pessoais da Race Transportes — orienta a proteção de dados na organização como um todo.

Em caso de divergência sobre pontos específicos do Canal de Ética, prevalecem as regras deste documento e da Política de Privacidade do Canal.

• RACE TRANSPORTE FRANCA LTDA
• CNPJ 47.973.689/0001-02
• IE 137002114114
• Av. Wilson Sábio de Mello, 2710 — Distrito Industrial — Franca/SP — CEP 14406-052
• Contato jurídico: advotomar@hotmail.com
• Responsáveis pelo Canal de Ética: Fernanda e Camila.