Política de Privacidade do Canal de Ética

O Canal de Ética da Race Transportes é o meio oficial, seguro e confidencial para o recebimento de relatos, dúvidas e manifestações sobre condutas que possam contrariar a legislação vigente, o Código de Ética e Conduta e os princípios de integridade adotados pela empresa.

Esta Política de Privacidade descreve como as informações enviadas por meio do Canal são tratadas: quais dados podem ser recebidos, com que finalidade são utilizados, quem tem acesso a eles e quais são os direitos das pessoas envolvidas. Ela se aplica exclusivamente ao Canal de Ética e complementa as demais políticas institucionais da Race Transportes.

O tratamento das informações recebidas tem uma finalidade específica: permitir que a Race Transportes registre, analise, apure quando necessário e conclua cada relato de forma responsável, imparcial e rastreável.

O Canal de Ética trata apenas as informações que o próprio usuário decide enviar, além dos registros técnicos necessários ao funcionamento e à auditoria do sistema. Podem ser tratados:

• Dados fornecidos voluntariamente pelo relatante: nome, e-mail e telefone, informados apenas quando a pessoa opta por se identificar.
• Conteúdo do relato: descrição do ocorrido, categoria, local, data aproximada e pessoas envolvidas, conforme preenchido no formulário.
• Informações sobre terceiros mencionados: nomes, cargos, setores ou quaisquer dados citados pelo relatante a respeito de outras pessoas.
• Anexos: documentos, imagens ou vídeos enviados pelo relatante como evidência, e as informações neles contidas.
• Mensagens trocadas com o Comitê de Ética durante o acompanhamento do relato.
• Registros de tratamento interno: protocolo, código de acompanhamento, status, etapa, prazos, responsável designado, anotações internas e histórico de auditoria das ações realizadas sobre o relato.

Dependendo do que for relatado, essas informações podem conter dados pessoais sensíveis (por exemplo, referências a saúde, convicções, origem racial ou étnica). A Race Transportes recomenda que sejam informados apenas os dados estritamente necessários à compreensão e à apuração do fato relatado.

O Canal não solicita documentos de identificação, dados bancários ou informações financeiras do relatante, e não utiliza cookies de rastreamento publicitário ou de perfilamento de comportamento.

As informações recebidas pelo Canal de Ética são utilizadas exclusivamente para:

• Receber e registrar o relato, gerando protocolo e código de acompanhamento;
• Realizar a análise inicial e a triagem do caso;
• Conduzir investigação interna, quando o conteúdo do relato justificar;
• Comunicar-se com o relatante para esclarecimentos ou informações complementares;
• Permitir o acompanhamento do andamento pelo próprio relatante;
• Concluir o caso e registrar as providências adotadas;
• Manter registros de auditoria e rastreabilidade das ações realizadas no sistema;
• Cumprir obrigações legais, regulatórias ou determinações de autoridades competentes, quando aplicável.

As informações não são utilizadas para finalidades comerciais, publicitárias, de marketing, de avaliação de desempenho ou para qualquer propósito estranho ao tratamento do relato.

Os relatos e as informações a eles associadas são tratados de forma restrita e confidencial. O acesso é limitado às pessoas formalmente autorizadas pela Race Transportes a atuar no Canal de Ética, conforme o perfil que lhes é atribuído no sistema:

• Administradores do Canal, responsáveis pela gestão do processo e pelo encerramento dos casos;
• Responsáveis designados para conduzir a análise ou a apuração de um caso específico;
• Perfis de consulta, com acesso somente leitura, quando necessário ao acompanhamento institucional.

Todos os acessos e ações relevantes realizados sobre um relato ficam registrados em trilha de auditoria. Anotações internas do Comitê de Ética não são exibidas ao relatante.

A Race Transportes adota medidas para preservar a confidencialidade das informações, mas não pode assegurar sigilo absoluto em situações nas quais a divulgação seja exigida por lei, por autoridade competente ou por decisão judicial, ou quando a revelação de determinados elementos for indispensável à apuração ou à defesa de direitos.

A Race Transportes adota medidas técnicas e organizacionais para proteger as informações recebidas pelo Canal contra acesso não autorizado, alteração indevida, divulgação, perda, destruição ou qualquer forma de tratamento inadequado.

• Acesso ao painel administrativo somente mediante autenticação individual e perfil de permissão específico;
• Armazenamento dos anexos em área restrita, acessível apenas a usuários autorizados;
• Registro de auditoria das ações realizadas sobre cada relato;
• Verificação de segurança no envio do formulário público, para prevenir uso automatizado e abusivo do Canal.

Nenhum sistema é integralmente imune a riscos. Por isso, as medidas adotadas são revistas periodicamente e ajustadas sempre que necessário.

O usuário pode registrar seu relato sem se identificar. Nesse caso, o formulário não solicita nome, e-mail ou telefone, e esses campos não são armazenados.

Relatos anônimos recebem o mesmo tratamento, prioridade e diligência dos relatos identificados. O acompanhamento é feito exclusivamente pelo protocolo e pelo código de acompanhamento exibidos uma única vez, logo após o envio. Sem esses dados, não é possível consultar o caso nem trocar mensagens com o Comitê de Ética — e a Race Transportes não tem meios de recuperá-los.

Ainda que o usuário opte pelo anonimato, o próprio conteúdo do relato ou dos anexos pode conter elementos que permitam identificá-lo (por exemplo, detalhes de um fato conhecido por poucas pessoas ou metadados de arquivos). Por isso, a Race Transportes não promete anonimato absoluto: compromete-se a não realizar esforços para identificar relatantes anônimos e a proteger, no que estiver ao seu alcance, a identidade de quem relata de boa-fé.

Em qualquer hipótese, é vedada a retaliação contra pessoas que utilizem o Canal de boa-fé.

Nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), o titular pode solicitar, entre outros:

• Confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais;
• Acesso aos dados pessoais tratados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação;
• Informação sobre o compartilhamento de seus dados;
• Revogação do consentimento, quando o tratamento estiver baseado nessa hipótese legal.

O exercício desses direitos observa os limites previstos na legislação. Em especial, o atendimento pode ser restringido quando comprometer a apuração de um relato em andamento, a proteção de terceiros, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, ou o exercício regular de direitos pela Race Transportes.

Canal para exercício de direitos do titular: advotomar@hotmail.com. As responsáveis designadas pelo Canal de Ética são Fernanda e Camila.

A Race Transportes mantém procedimentos internos para identificação, avaliação e tratamento de incidentes de segurança envolvendo dados pessoais, conforme suas políticas de proteção de dados e a legislação aplicável.

Constatado um incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a empresa adota as medidas cabíveis para conter os efeitos, apurar as causas e realizar as comunicações exigidas pela legislação às autoridades competentes e aos titulares afetados.

Prazos internos e fluxo detalhado de resposta a incidentes: [PENDÊNCIA DE DEFINIÇÃO PELA RACE].

As informações do Canal de Ética não são comercializadas nem compartilhadas para finalidades alheias ao tratamento do relato. O compartilhamento ocorre apenas nas seguintes situações:

• Entre as pessoas autorizadas da Race Transportes envolvidas na análise, apuração ou decisão sobre o caso, na medida necessária ao exercício de suas funções;
• Com profissionais ou assessorias contratados pela Race Transportes para apoiar uma apuração específica, sujeitos a dever de confidencialidade;
• Com autoridades públicas, órgãos reguladores ou o Poder Judiciário, quando exigido por lei ou por determinação legítima;
• Para o exercício regular de direitos da Race Transportes em processos administrativos, judiciais ou arbitrais.

Em todos os casos, o compartilhamento é limitado ao mínimo necessário para atingir a finalidade que o justifica.

As informações recebidas pelo Canal são conservadas pelo período necessário ao tratamento do relato, ao cumprimento de obrigações legais e regulatórias e ao exercício regular de direitos. Encerrado o caso, os registros permanecem arquivados com acesso restrito, para fins de auditoria e rastreabilidade.

Prazo específico de retenção e critérios de descarte dos relatos e anexos: [PENDÊNCIA DE DEFINIÇÃO PELA RACE].

Esta Política é revisada periodicamente e sempre que houver alteração relevante na legislação aplicável, nas práticas internas da Race Transportes ou no funcionamento do Canal de Ética.

A versão vigente é sempre a publicada nesta página, identificada pelo número de versão e pela data de atualização indicados no início do documento. Recomenda-se a consulta periódica.

Esta Política é de responsabilidade da Race Transportes, por meio do Comitê de Ética, que administra o Canal de Ética e responde pelo tratamento das informações nele recebidas.

RACE TRANSPORTE FRANCA LTDA — CNPJ 47.973.689/0001-02 — IE 137002114114. Endereço para correspondência formal: Av. Wilson Sábio de Mello, 2710, Distrito Industrial, Franca — SP, CEP 14406-052. Canal jurídico de contato: advotomar@hotmail.com. Responsáveis pelo Canal de Ética: Fernanda e Camila.